Step 1: താങ്കളുടെ ഓഫീസില്‍ Head of Office ന് ലോഗിന്‍ പാസ്സ്‌വേര്‍ഡ് ഇല്ലെങ്കില്‍ DMU വിനെ ബന്ധപ്പെട്ട് പാസ്സ്‌വേര്‍ഡ് ലഭ്യമാക്കുക. ഒരിക്കല്‍ ലോക്ക് ചെയ്ത ഡാറ്റ ആവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യാന്‍ ഇപ്പോഴത്തെ സെറ്റിങ്സ് പ്രകാരം Controlling Officer ക്ക് മാത്രമെ സാധിക്കൂ എന്നതിനാലാണ് ഈ മുന്‍‌കരുതല്‍.
Step 2:Step 2: ഇത് വരെ ശരിയായ കണ്ട്രോളിങ്ങ് ഓഫീസറെ സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍, Service Matters – Controlling Officers ല്‍ Office തെരഞ്ഞെടുത്ത് Enter Details of New Head of Office ന് താഴെ Head of Office നെ സെലക്ട് ചെയ്ത് Confirm ചെയ്യുക.
Step 3: Administration- Lock Employee Record വഴിയാണ് ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യുന്നത്. ഇത് തെരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോള്‍ Lock Employee Record എന്ന തലവാചകത്തോടെ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ലോക്ക് ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങള്‍ മുഴുവനും ചേര്‍ത്ത് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തിയിരിക്കണം. ഏതെല്ലാം വിവരങ്ങളാണ് പരിശോധിക്കേണ്ടതെന്ന് മനസ്സിലാക്കുന്നതിനും അവ പടിപടിയായി ചേര്‍ത്ത് പരിശോധിച്ചുറപ്പ് വരുത്തുന്നതിന് സഹായകരമാകുന്നതിനും വേണ്ടിയാണ് ഈ മെനു ഇപ്പോള്‍ തെരഞ്ഞെടുത്തിരിക്കുന്നത്. മറിച്ച് ഇപ്പോള്‍ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങരുത്. ഈ വിന്‍ഡോയുടെ ഒരു പ്രിന്റ് എടുക്കുകയോ അതല്ലെങ്കില്‍ Details എന്ന കോളത്തിലെ ഇനങ്ങള്‍ കടലാസില്‍ കുറിച്ചെടുക്കുകയോ ചെയ്യുക. പിന്നീട് ഈ മെനുവില്‍ നിന്ന് പുറത്ത് കടന്ന് ഓരോ ഫീല്‍ഡിലെയും വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായി ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടെന്നും അവ ശരിയാണെന്നും ഉറപ്പ് വരുത്തണം. ജീവനക്കാരുടെ സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലും ഓഫീസില്‍ ലഭ്യമായ മറ്റ് ആധികാരിക രേഖകളിലുമുള്ള വിവരങ്ങള്‍ മാത്രമെ സ്പാര്‍ക്കിലും ചേര്ക്കാന് പാടുള്ളൂ. ജീവനക്കാര്‍ വാചാ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ഒരിക്കലും ചേര്ക്കാന് പാടില്ല എന്നോര്‍ക്കുക. അങ്ങിനെ ആധികാരികമായി ലഭ്യമല്ലാത്ത വിവരങ്ങള്‍ ഒഴിച്ചിടണം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ട വിവരങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കി അവര്‍ എഴുതി നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങളനുസരിച്ച് സ്പാര്‍ക്കില്‍ അപ്ഡേഷന്‍ നടത്താനും പാടില്ല. ഇത് ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും സര്‍വ്വീസ് ബുക്ക് അയാള്‍ തന്നെ എഴുതിച്ചേര്‍ത്ത് പരിപാലിക്കുന്നതിന് തുല്യമാണെന്നോര്‍ക്കുക. സെല്‍ഫ് ഡ്രോയിങ്ങ് ഓഫീസര്‍മാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.
Step 4: Personal Memoranda, Present Service Details & Contact Details: Administration- Edit Employee Record വഴി പ്രവേശിച്ച് ഇവ മൂന്നും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇവിടെ ചേര്‍ക്കുന്ന Present Address, Permanent Address, Blood Group തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളാണ് ഐ.ഡി കാര്‍ഡിലും പ്രതിഫലിക്കുന്നത്. Blood Group ന് ടെസ്റ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് ആവശ്യപ്പെടാം. ലഭ്യമല്ലെങ്കില്‍ ഒഴിച്ചിടണം. ഫോട്ടോ, ഒപ്പ് തുടങ്ങിയവ മാറ്റുന്നതിനും മറ്റും പ്രയാസമനുഭവപ്പെടുന്നുവെങ്കില്‍ Service Matters- Personal Details വഴിയും ഈ മെനുവില്‍ പ്രവേശിച്ച് കാര്യങ്ങള്‍ ശരിയാക്കിയെടുക്കാമെന്നോര്‍ക്കുക.
Step 5: Probation, Training, Awards, Performance Report, Quarters: ഇവയെല്ലാം Service Matters, Personal Details ലെ Employees Details ന് താഴെയുള്ള വിവിധ മെനു തെരഞ്ഞെടുത്ത് ലഭ്യമായവ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം.
Step 6: Service History: മേല്‍ പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ ഇവിടെയും പ്രവേശിക്കാം. പക്ഷെ ഒഴിച്ചിടാനാകില്ല. സര്‍വ്വീസ് രജിസ്റ്റര്‍ പ്രകാരം അതാത് കാലത്തെ ഏറ്റവും പുതിയ വിവരങ്ങള്‍ തുടര്‍ച്ചയോടെയും തെറ്റ് കൂടാതെയും ചേര്‍ത്തിരിക്കണം.
Step 7: Recruitment, Family Details, Qualifying Service, Disciplinary Action: സര്‍വ്വീസ് ബുക്കില്‍ ലഭ്യമാണെങ്കില്‍ ചേര്‍ക്കാം. അല്ലാത്തവ ചേര്‍ക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യണം.
Step 8: Leave Availed: സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലെ EL, HPL Accounts എടുത്ത് അതാത് കാലങ്ങളില്‍ എടുത്ത ലീവ് തുടക്കം മുതല്‍ മുഴുവനും ചേര്‍ത്തിരിക്കണം. ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങില്‍ സ്പാര്‍ക്കിലെ Leave Account ന്റെ കാര്യം പറഞ്ഞിട്ടില്ല എന്നത് ശ്രദ്ധേയമാണ്. ലീവ് അക്കൌണ്ട് ആവശ്യാനുസരണം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാതെ Leave Availed ചേര്ക്കാന് കഴിയില്ല എന്നത് കൊണ്ടാകാം. അതിനാല്‍ Leave Availed ല്‍ പ്രവേശിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് Leave Account അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് Service Matters- Leave- Leave Account വഴി പ്രവേശിക്കണം. EL തെരഞ്ഞെടുക്കുക. നിലവില്‍ ചേര്‍ക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ തെറ്റാണെങ്കില്‍ Delete All നല്‍കി ക്ലിയര്‍ ചെയ്ത ശേഷം Enter Opening Balance തെരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം സര്‍വ്വീസ് രജിസ്റ്ററിലെ Earned Leave Account പേജിലെ ആദ്യ ലീവ് എന്‍‌ട്രിയുടെ To Date സ്പാര്‍ക്കിലെ As on Date ആയും അതിന് നേരെ രജിസ്റ്ററിലെ നാലാം കോളത്തിലെ ലീവ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ No. of Days ആയും നല്‍കി Proceed കൊടുക്കണം. തുടര്‍ന്ന് Enter Opening Balance on subsequent date ഉപയോഗിച്ച് സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലെ നാലാം കോളത്തിലെ ലീവ് മുഴുവനും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതെ രീതിയില്‍ തന്നെ HPL Account ഉം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇനിയും Leave Availed അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് പ്രയാസമുണ്ടാകില്ല.
Step 9: Present Salary: Salary Matters- Changes in the month- Present Salary: പ്രധാനപ്പെട്ടതാണെങ്കിലും ശംബള ബില്‍ എടുത്തു കൊണ്ടിരിക്കുന്നതിനാല്‍ ഇവിടെ കാര്യമായി ഒന്നും ചെയ്യാനുണ്ടാകില്ല. പക്ഷെ, Deductions ലെ വിവരങ്ങള്‍ സംശയമുണ്ടെങ്കില്‍ പരിശിധിക്കേണ്ടതാണ്. അങ്ങിനെയാണെങ്കില്‍ Salary Matters- Changes in the month- Deductions ഉപയോഗിക്കുന്നതാകും എളുപ്പം.
Step 10: Deputation, Qualification, Dep. Tests, Regularisation, Nominees: Step 5 ല്‍ ചെയ്ത പ്രകാരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം.
Step 11: Leave Surrender: Step 5 ലെ Employees Details വഴി മുന്‍‌കാല സറണ്ടറുകള്‍ ചേര്ക്കാന് കഴിയുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ ചേര്‍ക്കാം. പക്ഷെ എല്ലാം ചേര്ക്കാന് കഴിയുമെന്ന് തോന്നുന്നില്ല. അതിനാല്‍ ഇത് നിര്‍ബന്ധമാണെന്ന് പറയുന്നതില്‍ യുക്തിയില്ല എന്നാണ് തോന്നുന്നത്. Benefit Details, Loan Details എന്നിവയുടെ കാര്യത്തില്‍ കൂടുതല്‍ വിശദീകരണം വേണ്ടതില്ലായെന്ന് തോന്നുന്നു.
Step 12: ഇപ്പോള്‍ Step 3 ല്‍ വിവരിച്ച പ്രകാരം Lock Employee Record ല്‍ പ്രവേശിച്ച് ഓരോന്നായോ ഒന്നിച്ചോ ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങ് നടത്താം.
ഇത്രയും ചെയ്താല്‍ തല്‍ക്കാലം സര്‍ക്കുലറില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പ്രകാരം നമ്മുടെ ജോലി അവസാനിച്ചു.
സ്പാര്‍ക്ക് നിരന്തരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു പോര്‍ട്ടലാണ്. ഇതേക്കുറിച്ച് മുഹമ്മദ് സാര്‍ എഴുതിയ ലേഖനം ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് വായിക്കാം.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar